Die 4 wichtigsten digitalen Herausforderungen für NPOs und Unternehmen

Digitalisierungsstudien zeigen, dass NPOs, Unternehmen und die öffentliche Hand sich intensiv mit Digitalisierungsfragen beschäftigen: Zahlreiche digitale Angebote und Projekte werden umgesetzt, Strategien entwickelt und MitarbeiterInnen werden geschult und mehr oder weniger eingebunden.

Für die meisten Organisationen ist dies eine enorme Herausforderung, wie unsere Gespräche und Projekte mit zahlreichen Verantwortlichen in NPOs zeigen. Aus unserer Erfahrung gibt es 4 zentrale Herausforderungen, um in Zukunft erfolgreich, wirksam und relevant zu sein:

1. Die zunehmend digitalen Zielgruppen digital abzuholen
2. Die gesamte Organisation digital fit zu machen
3. Neue digitale Angebote und Geschäftsmodelle zu entwickeln
4. Und dies mit begrenzten Budgets, Personalressourcen und möglichst wenig Zeitaufwand

Dazu einige Erfahrungen und Möglichkeiten aus unserer aktuellen Arbeit mit NPOs und Unternehmen:

Die 4 wichtigsten digitalen Herausforderungen für NPOs und Unternehmen

1. Die zunehmend digitalen Zielgruppen auch digital abzuholen

KundInnen/KlientInnen, SpenderInnen und StakeholderInnen nutzen zunehmend digitale Medien und Kanäle. Mittlerweile gibt es fast keine Zielgruppen mehr, die keine digitalen Geräte wie Smartphone, Tablet oder Computer nutzen. Wollen Organisationen diese Gruppen erreichen, müssen Sie auch selbst alle zentralen Angebote und Informationen digital bereitstellen. Dabei genügt es mittlerweile nicht mehr, nur einzelne digitale Kanäle anzubieten, die oft nicht aufeinander abgestimmt sind. NutzerInnen erwarten einen transparenten, durchgängigen und benutzerfreundlichen Ablauf in ihrer digitalen Kommunikation. Wie sie es von anderen Angeboten und digitalen Plattformen wie der von Google, Amazon, Microsoft etc. gewohnt sind.

Diese durchgängige digitale Begleitung der NutzerInnen kann durch die sogenannte „Customer Journey“ bzw. „Donor Journey“ bei Spendenorganisationen nicht nur dargestellt, sondern auch gezielt verbessert und geplant werden. Zentral dabei ist die genaue Kenntnis der Motivation, Wünsche, Erwartungen und Emotionen der NutzerInnen-Gruppen auf ihrer Reise bzw. Nutzung der digitalen und nicht-digitalen Angebote der Organisation. Wir haben diesen Ansatz mit Customer Journeys (und Design Thinking mit Prototyping, siehe unten Punkt 3) z.B. für einen Website-Relaunch und der Entwicklung neuer digitaler Möglichkeiten des Österreichischen Integrationsfonds genutzt.

2. Die gesamte Organisation digital fit zu machen

Nicht erst Covid-19 hat gezeigt, wie wichtig es ist, auch verteilt bzw. aus dem Home-Office digital effektiv und gut zusammen arbeiten zu können und den Betrieb aufrecht zu erhalten. Darüber hinaus wollen MitarbeiterInnen oft ihre Arbeitszeiten und -orte flexibler gestalten. Dazu braucht es passende digitale Lösungen und digital kompetente MitarbeiterInnen. Viele Organisationen stehen hier erst am Anfang und kennen oft noch nicht die Möglichkeiten zentrale Abläufe ihrer Organisation zu digitalisieren, sowie die optimalen technischen Lösungen & Tools dazu. Oft stehen MitarbeiterInnen neuen digitalen Lösungen auch kritisch gegenüber.

Um die gesamte Organisationen digital fit zu machen haben sich aus unserer Erfahrung ein Bündel von Maßnahmen bewährt: Eine partizipative Digitalisierungsstrategie mit einer agilen Roadmap der umzusetzenden Projekte zu entwickeln, Projekte mit hohen Nutzen (Stichwort Quick-Wins) und hoher Akzeptanz zeitnah umzusetzen, agile Managementmethoden zu nutzen oder auch mit angepassten Innovationsmethoden wie z.B. Design Thinking, MitarbeiterInnen zu unterstützen selbst passende Lösungen für ihre Arbeitsbereiche zu entwickeln und zu testen. Wir haben diese z.B. in einem Projekt für die österreichischen Volkshochschulen zum zentralen Austausch digitaler Bildungsmaterialien und Knowledge-Sharing genutzt.

3. Neue digitale und nicht-digitale Angebote und Geschäftsmodelle zu entwickeln

Die Digitalisierung der bestehenden Abläufe und Angebote wird aber nicht ausreichen um auch in Zukunft erfolgreich und wirksam zu sein. Der digitale Wandel bringt auch zahlreiche neue „Mitspieler“ und potentielle Konkurrenzorganisationen in den NPO- und Unternehmenssektor. Rein digitale NPOs, digitale Apps und Initiativen die durch z.B. Social-Media erst möglich geworden sind wie z.B. Fridays for Future knappern am Spenden- und Aufmerksamkeitskuchen vieler NPOs. Deshalb ist die Entwicklung von neuen digitalen Angeboten und Geschäftsmodellen eine zentrale Aufgabe, um auch in Zukunft zu bestehen bzw. zu wachsen.

Bewährte Methoden zur Entwicklung neuer digitaler Angebote sind auch hier Design Thinking Methoden, Prototyping, Hackathons, aber auch der Datenschatz von Organisationen (Stichwort Big Data) bzw. externen Quellen. MitarbeiterInnen zu unterstützen selbst passende Lösungen für ihre Arbeitsbereiche zu entwickeln und zu testen. Wir haben diese Methoden z.B. in einem Projekt mit ÖSB-Consulting bei der Digitalisierung des Unternehmensgründungsprogramms des AMS genutzt.

4. Und dies mit begrenzten Budgets, Personalressourcen und möglichst wenig Zeitaufwand

Die Möglichkeiten der Digitalisierung wären zahllos, würden Finanzmittel, qualifiziertes Personal für die Umsetzung und Zeit in den meisten Organisationen nicht stark begrenzt sein. Neben Fördermitteln sind es vor allem bewährte Ansätze aus dem agilen Projektmanagement und dem Innovationsmanagement, die hier helfen können, ergänzt durch die vielen Möglichkeiten der gezielten Nutzung von Diensten und Anwendungen aus der Cloud.

So können z.B. die Entwicklung von digitalen Lösungen in sogenannten Design Sprints, wie sie z.B. Google nutzt, wesentlich schneller und kostengünstiger umgesetzt werden. Mit passenden agilem Projektmanagement-Methoden und agiler Führung können nicht nur Digitalprojekte friktionsfreier, stressfreier, mit kleinerem Budget und in besserer Qualität umgesetzt werden. Wichtig dabei ist es jedoch, diese Modelle und Methoden für seine Organisation anzupassen, MitarbeiterInnen dafür zu begeistern bzw. jene stark einzubinden und die diese Methoden schon kennen oder nutzen. Und, bei Bedarf, für den Start externe Unterstützung mit NPO-, Digital- und Methodenexpertise zu nutzen.

Der Digital-Marathon als Staffellauf

Die Bewältigung der 4 zentralen Herausforderungen für NPO in einer digitalen Welt ist ein anstrengender Marathonlauf. Wenn jedoch die passenden Teams in vielen Sprints diese Distanz gemeinsam angehen wird ein agiler Staffellauf daraus, der zum Ziel führt und auch auch Freude und Motivation schaffen kann.

Um Organisationen bei den ersten – meist besonders herausfordernden – Schritten zu begleiten haben wir in Zusammenarbeit mit unseren Kunden aus dem Unternehmens- und NPO-Sektor den Digital-Sprint entwickelt. Ein Workshopkonzept zur Lösung von strategischen oder digitalen Herausforderungen in 2 Tagen.

Dies ist ein Beitrag des Kompetenzzentrum Digitalisierung im Rahmen der Serie #NPOdigital

Zum Autor: Ronald Hechenberger ist Digitalisierungs- und Innovationsexperte, u.a. Gründer des Kompetenzzentrum Digitalisierung, des NPO-Digitalisierungsindex in Kooperation mit NPOAustria an der Wirtschaftsuniversität Wien, sowie der Initiative Climeet – Klimaschutz durch digitale Meetings und hat jahrelange Erfahrung in der Digitalisierung und der Arbeit mit NPOs und Unternehmen.

Feedback und Fragen

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